Adendas y seguimiento contractual
Las adendas permiten formalizar cambios de monto o de fecha final sin reemplazar los términos originales del contrato. El seguimiento contractual combina esos cambios con las certificaciones aprobadas, las multas de contrato u órdenes de trabajo (OT) y las OT activas para mostrar el consumo, el saldo y el riesgo de comprometer más importe del disponible.
Términos originales y efectivos
El contrato conserva por separado lo firmado originalmente y el resultado vigente de sus adendas. Una adenda se considera vigente cuando no está anulada y su fecha efectiva ya llegó:
| Dato | Cómo se obtiene |
|---|---|
| Monto original | Monto cargado en el contrato |
| Ajustes por adendas | Suma de los ajustes de monto de todas las adendas vigentes |
| Monto efectivo | Monto original + ajustes por adendas vigentes |
| Fecha final original | Fecha hasta cargada en el contrato |
| Fecha final efectiva | Nueva fecha final de la última adenda vigente que modifica la vigencia; si no existe, se usa la fecha original |
Una adenda no sobrescribe el monto ni la fecha final originales. Si se anula la última adenda que cambió la fecha, vuelve a regir la fecha indicada por la adenda vigente anterior o, si no hay otra, la fecha original.
El monto original y la fecha final pueden corregirse directamente sólo mientras el contrato no tenga actividad contractual. Cuando ya existen adendas, una finalización, baremos, OT, propuestas de certificación (PDC) o multas con impacto contractual, esos términos quedan bloqueados y cualquier cambio formal debe registrarse mediante una adenda.
Formalizar una adenda
Cada adenda registra una referencia, una descripción, la fecha desde la que se considera efectiva y el usuario que la formalizó. Debe cambiar al menos uno de estos términos:
- Monto: admite ampliaciones con importe positivo y reducciones con importe negativo.
- Fecha final: reemplaza la fecha final efectiva sin modificar el monto.
- Monto y fecha final: aplica ambos cambios en una misma adenda.
La pantalla Nueva adenda muestra el cliente, número interno, estado, tipo, monto efectivo y fechas de vigencia actuales del contrato para poder evaluar el cambio sin salir del formulario.
Si la fecha efectiva todavía no llegó, la adenda aparece como Programada y no modifica el monto ni la fecha final efectivos. Al llegar esa fecha pasa a Vigente automáticamente. Una adenda programada puede anularse antes de entrar en vigencia.
El indicador Requiere actualización de póliza deja asentado si el cambio contractual exige gestionar una actualización del seguro. Es un dato de seguimiento y no reemplaza la carga de la póliza actualizada. Mientras exista al menos una adenda vigente con el indicador marcado, el detalle del contrato muestra la advertencia Actualización de póliza requerida.
Al confirmar Formalizar adenda, Pehuen muestra Adenda formalizada correctamente. cuando la operación se registra.
Consultar las adendas
El detalle del contrato muestra un resumen compacto con el ajuste vigente acumulado, las cantidades de adendas vigentes, programadas y anuladas, y un listado breve de todas las adendas vigentes. Las programadas y anuladas no ocupan espacio en este resumen. Cuando existen registros, la acción Ver adendas abre la pantalla relacionada con el contrato.
La pantalla Adendas conserva el contexto necesario para evaluar los cambios: número interno, monto efectivo, ajustes vigentes y fecha final efectiva. Debajo presenta las adendas desde la fecha de vigencia más reciente, con su descripción, estado, condiciones modificadas, formalización, documentación y, cuando corresponde, datos de anulación. El listado se pagina cuando acumula más registros de los que entran en una página.
La advertencia Actualización de póliza requerida se mantiene visible tanto en el resumen del contrato como en la pantalla de adendas mientras exista una adenda vigente que la requiera.
Documentación
Para formalizar la adenda se debe adjuntar:
- un documento principal obligatorio en PDF;
- cero o más documentos respaldatorios opcionales, también en PDF.
Cada archivo puede tener hasta 20 MB. Los documentos quedan asociados a la adenda formalizada.
Inmutabilidad y anulación
Una adenda formalizada no se edita ni se elimina. Si deja de corresponder, se anula y permanece visible para conservar la trazabilidad.
La anulación registra obligatoriamente:
- motivo;
- usuario que anuló;
- fecha y hora de la anulación.
Una adenda no puede anularse más de una vez. Al anularla, su ajuste deja de integrar el monto efectivo y su nueva fecha final deja de definir la vigencia efectiva. El historial conserva tanto la formalización como la anulación y muestra el importe inverso que revierte el ajuste.
Cuando la anulación se registra correctamente, Pehuen muestra Adenda anulada correctamente..
Límite para reducciones
Una reducción sólo se acepta si el nuevo monto efectivo cubre el importe comprometido del contrato:
Importe comprometido = consumo aprobado + consumo por multas + pendiente en OT activas
La misma protección se aplica al anular una adenda que había ampliado el monto. Si retirar esa ampliación dejara el contrato por debajo del importe comprometido, la anulación se bloquea.
Métricas del contrato
| Métrica | Fórmula funcional |
|---|---|
| Monto original | Monto registrado al crear el contrato |
| Ajustes por adendas | Suma de ajustes de monto de adendas activas |
| Monto efectivo | Monto original + ajustes por adendas activas |
| Consumo aprobado | Total de líneas de hojas de entrada aprobadas asociadas al contrato |
| Consumo por multas | Total de multas imputadas directamente al contrato o a sus OT |
| Pendiente en OT activas | Suma del importe pendiente de cada OT en estado activo |
| Importe comprometido | Consumo aprobado + consumo por multas + pendiente en OT activas |
| Saldo real | Monto efectivo - consumo aprobado - consumo por multas |
Consumo por hojas de entrada
El contrato se consume cuando una hoja de entrada de PDC queda Aprobada. Se computan todas sus líneas, incluidos los ítems reconocidos por el cliente que no habían sido presentados en la PDC.
Las hojas en Borrador y Anuladas no consumen monto. Si una hoja aprobada se anula, se conserva su contenido histórico, se registra la reversión por el total de la hoja y ese importe deja de formar parte del consumo aprobado.
Si una hoja aprobada se elimina lógicamente como parte de una limpieza administrativa, deja de formar parte de las métricas actuales. La aprobación original permanece en el historial contractual como un hecho ocurrido; por eso el historial y el estado actual pueden mostrar información distinta sin que se modifique el registro histórico.
Consumo por multas
Una multa reduce el saldo contractual desde su alta cuando se imputa directamente al contrato o a una de sus OT. Se computa por su monto actual sin importar si está Abierta o Cerrada. Cerrar o reabrir no modifica el saldo; una corrección permitida antes del bloqueo sí actualiza las métricas.
Las multas de OE no afectan el contrato. Una multa de contrato u OT puede dejar el saldo real en negativo, y también integra el importe comprometido que limita reducciones o anulaciones de adendas.
Consultá Multas para conocer sus destinos, bloqueos y tratamiento mediante PDP.
Pendiente en OT activas
Para cada OT activa, el sistema valora sus ítems con cantidad, precio del baremo cliente, Factor K y sobrecargo, y luego descuenta lo ya aprobado para esa OT. El importe contractual de la OT se redondea una sola vez a dos decimales al finalizar la suma, no en cada ítem. El resultado nunca baja de cero:
Importe de la OT = cantidad × precio × Factor K × (1 + sobrecargo / 100)
Pendiente de la OT = máximo entre (importe de la OT - consumo aprobado de la OT) y 0
Sólo aportan pendiente las OT en estos estados:
- En Proceso;
- Certificación parcial;
- Certificación completa.
Las OT en Borrador, Completado o Abortado no aportan pendiente. Sus hojas aprobadas sí permanecen dentro del consumo histórico del contrato.
Alertas de disponibilidad
El sistema compara el pendiente en OT activas con el saldo real:
- Advertencia: hay pendiente y alcanza al menos el 80 % de un saldo real positivo.
- Crítico: el saldo real ya es cero o negativo, o hay pendiente y alcanza o supera el 100 % del saldo real.
El estado crítico tiene prioridad visual sobre la advertencia. Sin pendiente en OT activas no se muestra una advertencia, pero un saldo real igual o menor que cero sigue mostrándose como crítico.
Cierre y rescisión
La finalización formal permite distinguir dos resultados:
| Acción | Estado resultante | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Cerrar contrato | Terminado | El objeto contractual se cumplió y se cierra normalmente |
| Rescindir contrato | Rescindido | El contrato termina anticipadamente por una causa que debe quedar documentada |
Ambas acciones requieren una fecha efectiva igual o anterior al día de registro, un motivo y un documento PDF de hasta 20 MB. No se admiten finalizaciones programadas para una fecha futura porque el estado del contrato cambia en el momento de formalizar la acción. El sistema registra además el usuario que realizó la acción. La finalización es única, no puede editarse ni eliminarse y queda incorporada al historial contractual.
Las OT activas no bloquean la finalización. Cuando existen, la pantalla las identifica y exige confirmar expresamente que se revisó esa situación antes de continuar. El cierre o la rescisión del contrato no abortan ni modifican automáticamente esas OT.
Los estados Terminado y Rescindido no se seleccionan como una edición directa del contrato: sólo se establecen mediante esta finalización documentada.
Cuando la finalización se registra correctamente, Pehuen muestra Contrato finalizado correctamente..
Historial contractual
El historial reúne, desde el evento más reciente, los hechos económicos y formales del contrato:
- formalización y anulación de adendas;
- aprobación y anulación de hojas de entrada;
- alta de multas imputadas al contrato o a sus OT;
- cierre o rescisión del contrato.
Cada evento conserva su fecha, descripción, actor y, cuando corresponde, importe. Los eventos no se editan ni se eliminan.
El historial permite filtrar por Categoría y por las fechas Desde y Hasta. Las categorías disponibles son Adendas, Certificaciones, Finalizaciones y Multas. La tabla informa fecha, tipo de evento, usuario, descripción, importe y, cuando corresponde, un enlace al documento principal. Así se puede revisar cada grupo sin perder la línea de tiempo completa.
Para multas se registra sólo el alta inicial, con importe negativo. El cierre, la reapertura y los descuentos en PDP se consultan en el detalle de la multa y no agregan eventos contractuales. El historial muestra un resumen seguro; el enlace al detalle aparece únicamente si el usuario también tiene permiso para ver la multa.
Permisos y documentos protegidos
Las acciones usan permisos independientes:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Ver detalle de contrato | Ingresar al contrato, consultar su resumen contractual y abrir el listado de adendas |
| Formalizar adendas contractuales | Abrir y confirmar una nueva adenda |
| Anular adendas contractuales | Anular una adenda vigente con motivo |
| Finalizar contratos | Formalizar el cierre o la rescisión |
| Ver historial contractual | Consultar y filtrar la línea de tiempo |
| Ver y descargar documentación contractual protegida | Previsualizar o descargar documentos contractuales |
Tener acceso al detalle del contrato no habilita automáticamente las operaciones de formalización, anulación, finalización, historial o documentos. El alcance también respeta la organización activa y los clientes autorizados.
La protección documental se aplica al PDF original del contrato, la póliza, el documento principal y los respaldos de cada adenda, y el documento de finalización. Tanto la previsualización como la descarga pasan por una acción autorizada: no alcanza con conocer una dirección de archivo, sino que el usuario debe mantener acceso al contrato y el permiso documental.