Gestionar hojas de entrada de una PDC
Las hojas de entrada registran qué cantidades reconoció el cliente sobre una PDC. Una hoja puede quedar en Borrador, aprobarse para que compute en la certificación o anularse para que deje de computar sin perder trazabilidad.
Cuándo se pueden cargar
Podés crear hojas de entrada cuando la versión vigente de la PDC admite certificación, por ejemplo en estados presentados, de corrección, observados, rechazados, En certificación o Certificación cerrada.
No se cargan hojas sobre una PDC que sigue en Borrador. Si la PDC entra en renegociación con una nueva versión borrador, la edición de hojas y documentos financieros queda pausada hasta que vuelva a un estado habilitado.
Crear una hoja
- Entrá al detalle de la PDC.
- Abrí la sección de hojas de entrada.
- Elegí la acción para crear una hoja.
- Completá Número, Fecha y Notas si corresponde.
- Adjuntá el Documento respaldatorio si lo tenés. Es opcional para guardar borrador y obligatorio para aprobar.
- Cargá las cantidades reconocidas de los ítems presentados.
- Agregá ítems no presentados o ajustes monetarios si el cliente reconoció conceptos adicionales.
- Guardá la hoja.
Al guardar en borrador, Pehuen muestra Hoja de entrada guardada como borrador.
Líneas reconocidas
En Ítems presentados, cargá sólo las cantidades reconocidas por el cliente. Una cantidad vacía o 0 no genera línea en esa hoja.
Cada línea puede conservar el baremo presentado o elegir otro baremo reconocido del mismo contrato que contenga el mismo ítem. El sobrecargo reconocido también puede ajustarse para reflejar lo aceptado por el cliente.
En Ítems no presentados, podés agregar servicios disponibles para el contrato aunque no hayan sido parte de la PDC presentada. En Ajustes monetarios, podés cargar sumas o descuentos directos con referencia y notas. Los descuentos pueden asociarse a una multa de la OT o del contrato cuando corresponda.
Aprobar una hoja
Para aprobar, la hoja debe estar en Borrador, la PDC debe admitir cambios de hojas y el documento respaldatorio debe estar adjunto.
La confirmación visible es ¿Aprobar esta hoja de entrada? Después no podrá editarse. Al aprobar, Pehuen muestra Hoja de entrada aprobada.
Una hoja aprobada:
- deja de poder editarse;
- comienza a sumar al total certificado;
- actualiza el avance de certificación de la OT;
- incorpora su importe al seguimiento contractual;
- puede recibir factura y orden de pago si la PDC está en un estado habilitado.
Anular una hoja
Una hoja en borrador o aprobada puede anularse mientras la PDC admita cambios y no tenga factura cargada.
La confirmación visible es ¿Anular esta hoja de entrada? Se conservará para auditoría y dejará de computar. Al anular, Pehuen muestra Hoja de entrada anulada.
La anulación no borra la hoja. La deja visible para auditoría y revierte su efecto económico si estaba aprobada.
Al anularla, su número queda libre: si el cliente emite una hoja de reemplazo con el mismo número, podés cargarla como una hoja nueva en la misma PDC. El número sólo se bloquea mientras exista otra hoja en borrador o aprobada que lo use.
Factura y orden de pago
La factura se carga sobre una hoja aprobada. Después, sobre esa misma hoja, se puede cargar la orden de pago. La orden de pago requiere que exista una factura.
Si varias hojas de una misma PDC comparten comprobantes, usá Carga conjunta de factura / OP. Permite seleccionar hojas aprobadas sin factura y cargarles la misma factura, con OP opcional en ese envío, o agregar una misma OP a hojas que ya tienen factura y todavía no tienen OP. La lista indica qué hojas están disponibles para cada operación. La carga conjunta completa documentación pendiente; las correcciones posteriores se hacen desde cada hoja y sólo afectan a esa hoja.
Cada documento puede tener archivo y número registrado. Los números son opcionales y aceptan hasta 80 caracteres. Si eliminás una orden de pago, también se limpia su número. Si eliminás la factura, se eliminan la factura y la orden de pago de esa hoja.
La factura válida para finalizar una OT es la que está cargada en una hoja de entrada aprobada de una PDC. Una hoja con factura cargada no puede editarse ni anularse.
Para el detalle de conciliación, importes y documentos financieros, consultá Propuestas de certificación (PDC).