Propuestas de certificación (PDC)
La propuesta de certificación (PDC) prepara lo que se va a presentar al cliente para su reconocimiento. Agrupa servicios y materiales de una orden de trabajo (OT), conserva una copia de lo presentado y permite registrar luego qué reconoció efectivamente el cliente en cada hoja de entrada.
Alcance
Una PDC se crea desde una OT con servicios listos para certificar o consumos de materiales disponibles. Conviene usarla cuando ya hay trabajos o consumos que se quieren presentar al cliente, aunque no sea por el total de la OT.
La propuesta tiene título, descripción, número de parte y requerimientos extra para que el equipo pueda identificarla operativamente.
Al crearla se genera la versión 1 en estado Borrador. Cada versión guarda una copia de los datos que se presentan:
| Contenido | Qué conserva |
|---|---|
| Encabezado | Contrato, número de OT, zona operativa, supervisor e inspector |
| Servicios | Código, nombre, unidad, cantidad, precio y total presentados |
| Materiales | Consumos asociados a la OT o a sus OE, más materiales extra elegidos del catálogo de un proveedor |
| OE y cuadrillas | Órdenes de ejecución seleccionadas para la propuesta y cuadrillas asociadas |
Esa copia permite conservar el historial. Si después cambia un baremo, una cuadrilla o algún dato operativo, la versión de PDC mantiene lo que fue presentado originalmente.
Materiales de la PDC
La sección de materiales permite incluir consumos reales y también materiales adicionales que deban mostrarse en la presentación:
| Origen | Uso |
|---|---|
| Materiales consumidos | Materiales registrados como consumidos en la OT o en sus OE |
| Materiales extra | Materiales agregados manualmente desde el catálogo de un proveedor |
Cada línea conserva proveedor, matrícula, nombre, unidad y cantidad dentro de la versión. En borrador, cada material tiene la opción Mostrar en PDF cliente, marcada por defecto.
Desmarcar esa opción no elimina la línea ni afecta la trazabilidad interna: la plataforma y el Excel siguen mostrando el material, pero el PDF de cliente omite esa línea. Usá esta opción para conservar materiales operativos que no querés incluir en la presentación formal al cliente.
Para agregar un material extra, seleccioná su proveedor y cargá una cantidad positiva. El material debe pertenecer al proveedor elegido.
Estados
La PDC acompaña la negociación técnica de certificación. Primero se presenta al cliente, luego se cargan las hojas de entrada reconocidas y finalmente se completan los documentos de factura y orden de pago.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | La propuesta está en preparación y puede editarse |
| Presentada | Ya fue enviada al cliente y el PDF presentado queda guardado |
| Enviada | Estado histórico equivalente a una presentación enviada al cliente |
| Corrección cliente | Se espera una respuesta o corrección del cliente |
| Corrección contratista | El contratista debe preparar una nueva versión corregida |
| Observada | Hay observaciones sobre la presentación |
| Rechazada | El cliente rechazó la versión presentada |
| En certificación | Ya hay hojas de entrada cargadas o una negociación activa |
| Certificación cerrada | La negociación técnica terminó; las hojas y cantidades quedan bloqueadas |
| Anulada | La propuesta no continúa y libera los saldos incluidos |
Los importes aprobados, facturados y cobrados se calculan desde las hojas de entrada, facturas y órdenes de pago. Por eso esos documentos son la referencia principal para seguir el avance económico de la PDC.
De la presentación a la certificación
Para presentar al cliente, revisá que la versión tenga contrato, número de OT, zona operativa, inspector y al menos una línea certificable. Al confirmar la presentación, el sistema genera y guarda el PDF de cliente.
Después de presentar, se cargan las hojas de entrada que devuelve o reconoce el cliente. La primera hoja cambia la PDC a En certificación.
Cada hoja de entrada requiere:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Archivo de hoja SAP | Comprobante de la hoja de entrada |
| Número | Identificación de la hoja, si existe |
| Fecha | Fecha de recepción o registro |
| Notas | Observaciones internas de la hoja, si corresponde |
| Líneas reconocidas | Cantidades efectivamente reconocidas por el cliente |
Líneas reconocidas
El formulario de una hoja de entrada muestra los servicios presentados en la PDC. Para cada línea, cargá sólo lo que el cliente reconoció:
| Caso | Resultado |
|---|---|
Campo de cantidad vacío o 0 | La línea no se guarda en esa hoja y el saldo sigue pendiente |
| Cantidad positiva menor a lo presentado | Se certifica parcialmente y queda saldo pendiente |
| Código reconocido distinto | Se conserva el código presentado y, desde Cambiar código reconocido, se puede guardar otro ítem del baremo cliente de la PDC como código reconocido en la hoja |
| Ítem no presentado | Desde Ítems no presentados, se puede buscar un servicio del baremo cliente de la PDC y cargar la cantidad reconocida por el cliente |
El sistema no permite reconocer, entre todas las hojas de entrada, más cantidad que la presentada para una línea de la PDC. Los ítems no presentados se guardan como líneas adicionales de la hoja de entrada: suman al total reconocido, facturado y cobrado, pero no consumen saldo pendiente de los servicios presentados ni cierran ítems de la OT.
Conciliación
El detalle de la PDC ayuda a comparar lo presentado con lo reconocido y lo cobrado:
| Métrica | Cómo se calcula |
|---|---|
| Presentado | Total de servicios incluidos en la versión de PDC |
| Certificación aprobada | Total aprobado por el cliente en hojas de entrada |
| Pendiente de certificar | Saldo presentado que aún no fue reconocido |
| Facturado | Total de hojas de entrada con factura adjunta |
| Cobrado | Total de hojas de entrada cuya factura tiene orden de pago adjunta |
El Excel de la PDC incluye columnas de conciliación en la hoja de servicios, una hoja adicional con el detalle de hojas de entrada, y en la hoja de materiales informa proveedor y si cada línea se muestra en el PDF cliente.
Desde el detalle de la PDC y la rendición por OT se puede descargar la Hoja SAP adjunta en cada hoja de entrada. Esa descarga corresponde al archivo original cargado al registrar la hoja.
Facturas y órdenes de pago
La factura se adjunta a la hoja de entrada correspondiente. Después se puede adjuntar la orden de pago sobre esa misma hoja. La orden de pago sólo se carga cuando la hoja ya tiene factura.
La carga de documentos financieros sigue habilitada incluso cuando la PDC está en Certificación cerrada. El cierre técnico bloquea cantidades y hojas, pero permite completar facturas y órdenes de pago pendientes.
En el flujo habitual hay una factura por hoja de entrada. Por eso la PDC calcula facturado y cobrado desde la existencia de factura y orden de pago en cada hoja.
Cierre técnico
Usá Cerrar certificación cuando ya no se van a cargar ni ajustar hojas de entrada para esa PDC. Desde ese momento:
- no se pueden crear, editar ni eliminar hojas de entrada;
- no se pueden cambiar cantidades reconocidas;
- no se puede anular la PDC;
- sí se pueden cargar o reemplazar factura y orden de pago de las hojas existentes.
El cierre puede hacerse aunque queden saldos pendientes, si se decide no seguir reclamándolos en esa PDC.
Versiones y correcciones
Solo la última versión en Borrador puede editarse. Si una propuesta ya fue presentada y necesita cambios, se crea una nueva versión borrador desde la versión base permitida. Esto conserva el historial de lo enviado al cliente y evita modificar una presentación ya realizada.
Eliminar una PDC o una versión la quita de la operación visible, junto con sus líneas, cuadrillas, adjuntos y hojas asociadas.
Permisos
Las acciones disponibles dependen de los permisos del usuario. Una persona puede tener permiso para ver una PDC, pero no necesariamente para crearla, editarla, eliminarla, descargar PDF, exportar Excel o cambiar su estado.
La creación de nuevas versiones usa un permiso separado, porque implica preparar una nueva presentación para el cliente.
Las hojas de entrada también tienen permisos separados para cargarlas, editarlas, eliminarlas, descargar el PDF de factura y cargar o reemplazar documentos financieros.
El acceso mantiene el alcance por organización y cliente de la OT asociada.
La pantalla de detalle también incluye comentarios para registrar seguimiento operativo de la certificación.