Propuestas de certificación (PDC)

La propuesta de certificación (PDC) prepara lo que se va a presentar al cliente para su reconocimiento. Agrupa servicios y materiales de una orden de trabajo (OT), conserva una copia de lo presentado y permite registrar luego qué reconoció efectivamente el cliente en cada hoja de entrada.

Alcance

Una PDC se crea desde una OT con servicios listos para certificar o consumos de materiales disponibles. Conviene usarla cuando ya hay trabajos o consumos que se quieren presentar al cliente, aunque no sea por el total de la OT.

La propuesta tiene título, descripción, número de parte y requerimientos extra para que el equipo pueda identificarla operativamente.

Al crearla se genera la versión 1 en estado Borrador. Cada versión guarda una copia de los datos que se presentan:

Contenido	Qué conserva
Encabezado	Contrato, número de OT, zona operativa, supervisor e inspector
Servicios	Código, nombre, unidad, cantidad, precio y total presentados
Materiales	Consumos asociados a la OT o a sus OE, más materiales extra elegidos del catálogo de un proveedor
OE y cuadrillas	Órdenes de ejecución seleccionadas para la propuesta y cuadrillas asociadas

Esa copia permite conservar el historial. Si después cambia un baremo, una cuadrilla o algún dato operativo, la versión de PDC mantiene lo que fue presentado originalmente.

Tutorial: crear una propuesta de certificación desde una OT

Materiales de la PDC

La sección de materiales permite incluir consumos reales y también materiales adicionales que deban mostrarse en la presentación:

Origen	Uso
Materiales consumidos	Materiales registrados como consumidos en la OT o en sus OE
Materiales extra	Materiales agregados manualmente desde el catálogo de un proveedor

Cada línea conserva proveedor, matrícula, nombre, unidad y cantidad dentro de la versión. En borrador, cada material tiene la opción Mostrar en PDF cliente, marcada por defecto.

Desmarcar esa opción no elimina la línea ni afecta la trazabilidad interna: la plataforma y el Excel siguen mostrando el material, pero el PDF de cliente omite esa línea. Usá esta opción para conservar materiales operativos que no querés incluir en la presentación formal al cliente.

Para agregar un material extra, seleccioná su proveedor y cargá una cantidad positiva. El material debe pertenecer al proveedor elegido.

Estados

La PDC acompaña la negociación técnica de certificación. Primero se presenta al cliente, luego se cargan las hojas de entrada reconocidas y finalmente se completan los documentos de factura y orden de pago.

Estado	Qué significa
Borrador	La propuesta está en preparación y puede editarse
Presentada	Ya fue enviada al cliente y el PDF presentado queda guardado
Enviada	Estado histórico equivalente a una presentación enviada al cliente
Corrección cliente	Se espera una respuesta o corrección del cliente
Corrección contratista	Hay observaciones sobre la presentación y el contratista debe preparar una corrección
Rechazada	El cliente rechazó la versión presentada
En certificación	Ya hay al menos una hoja de entrada aprobada o una negociación activa
Certificación cerrada	La negociación técnica terminó; las hojas y cantidades quedan bloqueadas
Anulada	La propuesta no continúa y libera los saldos incluidos

Las acciones Anular y Eliminar sólo están disponibles mientras la PDC no tenga hojas de entrada aprobadas. Las hojas en borrador no bloquean estas acciones, pero en cuanto exista una hoja aprobada ambas quedan deshabilitadas, tenga o no una factura cargada. Así se evita liberar saldos o borrar el historial de una propuesta que ya tiene cantidades reconocidas por el cliente.

note

Los importes aprobados, facturados y cobrados se calculan únicamente desde hojas de entrada aprobadas, sus facturas y sus órdenes de pago. Por eso esos documentos son la referencia principal para seguir el avance económico de la PDC.

De la presentación a la certificación

Para presentar al cliente, revisá que la versión tenga contrato, número de OT, zona operativa, inspector y al menos una línea certificable. Al confirmar la presentación, el sistema genera y guarda el PDF de cliente.

Tutorial: presentar una PDC al cliente y resolver el inspector

Inspector al enviar al cliente

El inspector es un referente del cliente que firma la certificación. Antes de enviar, la plataforma compara el inspector de la versión con el que figura en la OT:

• Si la OT no tiene ningún inspector posible, el campo es obligatorio y debe completarse antes de presentar.
• Si la OT tiene un inspector disponible y la versión no lo cargó, aparece un diálogo para confirmar el inspector desde la OT antes del envío.
• Si el inspector de la versión difiere del de la OT, el diálogo permite elegir entre usar el de la OT o mantener el actual.

Esta decisión se resuelve en el mismo envío, así la presentación queda con un inspector consistente con la OT.

Después de presentar, se cargan las hojas de entrada que devuelve o reconoce el cliente. Cada hoja nueva se guarda como Borrador y permanece visible sin modificar la conciliación. La primera hoja aprobada cambia la PDC a En certificación.

Cada hoja de entrada requiere:

Campo	Descripción
Documento respaldatorio	Comprobante o autorización; es opcional en borrador y obligatorio para aprobar
Número	Identificación de la hoja, si existe
Fecha	Fecha de recepción o registro
Notas	Observaciones internas de la hoja, si corresponde
Líneas reconocidas	Cantidades efectivamente reconocidas por el cliente

Tutorial: cargar una hoja de entrada en borrador

Estados de una hoja de entrada

Estado	Comportamiento
Borrador	Puede editarse, pero sus cantidades e importes no computan como reconocidos, facturables o cobrables
Aprobada	Tiene documento respaldatorio, deja de poder editarse y comienza a computar en la conciliación
Anulada	Deja de computar, no puede restaurarse y permanece visible con sus líneas para auditoría

Una hoja aprobada no puede volver a borrador. Tanto una hoja borrador como una aprobada pueden anularse mientras la PDC admita cambios y no tengan una factura cargada. La pantalla registra quién y cuándo aprobó o anuló cada hoja.

El listado muestra un badge de estado y permite filtrar por estado o buscar por nombre o código. Las hojas anuladas siguen apareciendo en la PDC y en el histórico de versiones.

Líneas reconocidas

El formulario de una hoja de entrada muestra los servicios de la última versión presentada al cliente, aunque la hoja se haya creado contra una versión anterior. Para cada línea, cargá sólo lo que el cliente reconoció:

Caso	Resultado
Campo de cantidad vacío o 0	La línea no se guarda en esa hoja y el saldo sigue pendiente
Cantidad positiva menor a lo presentado	Se certifica parcialmente y queda saldo pendiente
Código reconocido distinto	Se conserva el código presentado y, desde Cambiar código reconocido, se puede guardar otro ítem del baremo cliente de la PDC como código reconocido en la hoja
Ítem no presentado	Desde Ítems no presentados, se puede buscar un servicio del baremo cliente de la PDC y cargar la cantidad reconocida por el cliente

Al aprobar, el sistema vuelve a comprobar que la suma de las hojas aprobadas no supere la cantidad presentada para una línea de la PDC. Los ítems no presentados se guardan como líneas adicionales de la hoja de entrada: cuando la hoja está aprobada, suman al total reconocido, facturado y cobrado, pero no consumen saldo pendiente de los servicios presentados ni cierran ítems de la OT.

Una hoja de entrada aprobada no vuelve a ser editable. Si además tiene una factura cargada, tampoco puede anularse. Si la factura fue cargada por error, primero hay que eliminarla desde los documentos financieros; después la hoja aprobada puede anularse mientras la PDC admita cambios.

Tutorial: aprobar una hoja de entrada

Conciliación

El detalle de la PDC ayuda a comparar lo presentado con lo reconocido y lo cobrado:

Métrica	Cómo se calcula
Presentado	Total de servicios incluidos en la versión de PDC
Certificación aprobada	Total de hojas de entrada en estado Aprobada
Pendiente de certificar	Saldo presentado que aún no fue reconocido
Facturado	Total de hojas aprobadas con factura adjunta
Cobrado	Total de hojas aprobadas cuya factura tiene orden de pago adjunta

El Excel de la PDC incluye columnas de conciliación en la hoja de servicios, una hoja adicional con el detalle de hojas de entrada, y en la hoja de materiales informa proveedor y si cada línea se muestra en el PDF cliente.

Desde el detalle de la PDC y la rendición de certificación se puede descargar la Hoja SAP adjunta en cada hoja de entrada. Esa descarga corresponde al documento respaldatorio original cargado durante el borrador o al aprobar la hoja.

Tutorial: consultar el avance de certificación de una PDC

Facturas y órdenes de pago

La factura se adjunta a una hoja de entrada aprobada. Después se puede adjuntar la orden de pago sobre esa misma hoja. La orden de pago sólo se carga cuando la hoja ya tiene factura. Los documentos financieros no pueden cargarse mientras la hoja esté en borrador ni después de anularla.

La carga de hojas de entrada y documentos financieros sigue habilitada incluso cuando la PDC está en Certificación cerrada. El cierre técnico congela la versión presentada y sus cantidades, pero permite completar después el registro operativo, las facturas y las órdenes de pago.

Mientras la PDC está en renegociación (la versión vigente está en borrador o en estados previos a la certificación, por ejemplo después de crear una nueva versión para corregir la presentación), la carga de facturas y órdenes de pago queda en pausa. Se retoma cuando la versión vigente vuelve a presentarse al cliente y entra en certificación.

info

En el flujo habitual hay una factura por hoja de entrada. Por eso la PDC calcula facturado y cobrado desde la existencia de factura y orden de pago en cada hoja.

Tutorial: adjuntar una factura y una orden de pago a una hoja aprobada

Cierre técnico

Usá Cerrar certificación cuando la versión presentada y sus cantidades ya no van a cambiar. Desde ese momento:

• no se puede modificar la composición ni las cantidades presentadas de la PDC;
• se pueden crear hojas de entrada y editar sus borradores;
• los borradores se pueden aprobar o anular, siempre que no tengan factura;
• una hoja aprobada queda bloqueada y deja de admitir cambios;
• no se puede anular la PDC;
• se pueden cargar o reemplazar factura y orden de pago de las hojas aprobadas.

El total certificado puede crecer después del cierre a medida que se aprueban hojas de entrada. En cada aprobación, las líneas vinculadas con ítems presentados siguen respetando el saldo disponible de la versión cerrada. Los ítems reconocidos que no estaban presentados permanecen identificados como tales en la hoja y no modifican la composición de la PDC. El cierre también puede mantenerse con saldos pendientes si se decide no seguir reclamándolos en esa PDC.

Versiones y correcciones

La pantalla de detalle identifica cuál es la versión vigente y ofrece acceso a una pantalla separada de histórico de versiones. En ese histórico se puede revisar quién creó cada versión, cuándo se creó, su estado, si fue presentada al cliente, las hojas de entrada incorporadas hasta esa versión, sus importes y qué diferencias detecta el sistema contra la versión de origen.

Cada edición de una PDC existente crea una nueva versión. Para guardar esa edición es obligatorio cargar un motivo de edición, por ejemplo un cambio de baremo, k de pase, ítems, materiales, OE o ajuste derivado de una hoja de entrada. Ese motivo queda visible en el historial para auditoría y seguimiento operativo.

Solo la última versión puede editarse mientras no tenga la certificación cerrada. Si una propuesta ya fue presentada y necesita cambios, se crea una nueva versión borrador desde la versión base permitida. Esto conserva el historial de lo enviado al cliente y evita modificar una presentación ya realizada.

Las hojas de entrada pertenecen a la PDC, no a una versión específica. Al crear una nueva versión no se trasladan ni se modifican sus líneas. El sistema conserva la versión en la que se incorporó cada hoja para mostrarla desde esa versión en adelante en el historial.

Eliminar una PDC sin hojas aprobadas la quita de la operación visible junto con sus líneas, cuadrillas, adjuntos y hojas de entrada. Si existe al menos una hoja aprobada, la PDC no puede eliminarse. Eliminar una versión no altera las hojas de entrada de la PDC.

Al eliminar la versión vigente, la versión anterior vuelve a ser la vigente y recupera su editabilidad. Los números de versión no se reutilizan: la próxima versión continúa la secuencia histórica. Si la versión eliminada había sido presentada al cliente, deja de definir lo reconocible en hojas de entrada: el tope y el formulario vuelven a la última versión presentada que siga activa. La única versión que no se puede eliminar es la última activa de la PDC, porque la propuesta siempre conserva una versión vigente.

Tutorial: crear una nueva versión de PDC para una corrección

Permisos

Las acciones disponibles dependen de los permisos del usuario. Una persona puede tener permiso para ver una PDC, pero no necesariamente para crearla, editarla, eliminarla, descargar PDF, exportar Excel o cambiar su estado.

La creación de nuevas versiones usa un permiso separado (crear versiones de PDC), porque implica preparar una nueva presentación para el cliente. Además requiere tener permiso de edición sobre la PDC: si una persona no puede editar la propuesta, tampoco podrá generar una nueva versión.

Las hojas de entrada también tienen permisos separados para cargarlas, editarlas, descargar su documento respaldatorio y gestionar los documentos financieros. El permiso para cargar hojas habilita además su aprobación y anulación. Cargar, reemplazar y eliminar la factura y la orden de pago de una hoja usan el mismo permiso de documentos financieros, así que quien puede adjuntarlos también puede quitarlos mientras la hoja lo permita.

El acceso mantiene el alcance por organización y cliente de la OT asociada.

La pantalla de detalle también incluye comentarios para registrar seguimiento operativo de la certificación.